Vrije tijd > Organiseren > Organisatie evenementen

ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN

 OPVOLGLIJST ORGANISEREN EVENEMENTEN EN FUIVEN 

Voor de organisatie van elk evenement dient er een evenementenfiche te worden ingediend, samen met het fuif- en evenementencharter. Indien uw organisatie een fuif betreft, is er tevens een aanvraag tot afwijking van de geluidsnormen en een aanvraag tot (vrijwillige) security benodigd. In de onderstaande tabel kan je de richtlijnen voor het geluid en het einduur vinden.
         
AARD EVENEMENT VERGUNNING TOELATING GEMEENTE NODIG GELUIDSAFWIJKING MAX. GELUIDSNIVEAU EINDUUR
         
A/ EVENEMENTEN MET PRIVAAT KARAKTER
PRIVÉFUIF BINNEN NEEN N.V.T. N.V.T. N.V.T.
TUINFEEST OF FUIF IN OPEN LUCHT/TENT NEE N.V.T. 85dB(A) laeq 15 minuten 22u
 
B/ EVENEMENTEN MET PUBLIEK KARAKTER (KERMISSEN/JAARLIJKSE JEUGDFUIVEN)
FUIF BINNEN JA JA 100dB(A) Laeq 60 minuten 4u
FUIF IN OPEN LUCHT/TENT JA JA 100dB(A) Laeq 60 minuten 4u
         
C/ EVENEMENTEN MET PUBLIEK KARAKTER (FEESTELIJKHEDEN/JUBILEUMVIERINGEN EN FUIVEN)
MUZIEK BINNEN JA JA 100dB(A) Laeq 60 minuten 4u
MUZIEK/GELUID BUITEN (ZON- & WEEKDAG) JA JA 95dB(A) Laeq 60 minuten 0u
MUZIEK/GELUID BUITEN (VRIJ- & ZAT.AVOND) JA JA 95dB(A) Laeq 60 minuten 1u30
 
D/ EVENEMENTEN IN DE GEMEENSCHAPSZALEN (CC DE SCHELPE, CC SARKOHEEM EN CC SWAENENBURG)
PRIVÉ-INITIATIEVEN OF VERENIGINGEN JA NEEN 85dB(A) Laeq 60 minuten 1u
EENMALIG BUURTFEEST JA JA 100dB(A) Laeq 60 minuten 1u
         
E/ VRIJETIJDSCENTRUM JABBEKE
FUIFZAAL VRIJETIJDSCENTRUM JABBEKE JA NIET VEREIST 100dB(A) Laeq 60 minuten 4u

 

 STAPPENPLAN IN DE ADMINISTRATIE VOOR EEN EVENEMENT 

Nadat u alle documenten heeft ingevuld en ingediend, wordt het evenement voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen maakt de fiche over aan de verantwoordelijke voor evenementen voor een risico-inschatting. De verantwoordelijke voor evenementen adviseert om de gemeentelijke veiligheidscel samen te roepen of niet. Indien deze cel wordt samengebracht wordt een veiligheidsoverleg ingericht samen met de aanvrager/organisator. Hierin worden de richtlijnen opgenomen waaraan de organisator dient te voldoen.

Het resultaat van dit veiligheidsoverleg wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen met het advies. Na de behandeling van dit advies krijgt de organisator al dan niet de goedkeuring.

 PROCEDURE BIJ DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT 

Op basis van de ingediende documenten wordt er een veiligheidsoverleg georganiseerd met de organisator, PZ Kouter afdeling Jabbeke en/of afgevaardigde PZ Kouter, de preventie- en veiligheidsambtenaar, een afgevaardigde cel Vrije Tijd en een afgevaardigde gemeentebestuur (burgemeester of gedelegeerde).

Na controle van de vrijwilligers die zullen worden ingezet door de lokale politie, wordt door de burgemeester een toestemmingsformulier via de lokale politie afgeleverd aan de organisator. Dit document moet tijdens het evenement ten allen tijde kunnen worden voorgelegd.

De volledige aanvraag wordt samen met het verslag van het veiligheidsoverleg gekoppeld voor goedkeuring in het schepencollege. De goedkeuring kan mogelijks worden verleend met aanvullende voorwaarden.

  1. AANVRAAG EVENEMENT/FUIF (MIN. 2 MAANDEN OP VOORHAND)
  2. VOLGENDE DOCUMENTEN MOETEN DE AANVRAAG VERGEZELLEN
    • een evenementenfiche
    • een draaiboek
    • plannen van de inrichting binnen- en/of buitenruimte
    • een nood- en evacuatieplan
    • een aanvraag afwijking geluidsnormen (indien van toepassing)
    • formulieren vrijwillige en/of professionele security (indien van toepassing)
  3. VEILIGHEIDSOVERLEG (MAX. 1 MAAND OP VOORHAND)
  4. DOCUMENTEN SECURITY (MAX. 14 DAGEN OP VOORHAND)
  5. BEHANDELING AANVRAAG IN HET SCHEPENCOLLEGE
  6. GOEDKEURING WORDT AAN DE ORGANISATIE/ORGANISATOR VERSTUURD
  7. OPVOLGING BRANDWEER (INDIEN VAN TOEPASSING)
  8. EVALUATIEMOMENT NA AFLOOP

 AANVRAAG VRIJWILLIGE SECURITY OP UW EVENEMENT 

In een bruisende en dynamische gemeente als Jabbeke worden heel wat evenementen georganiseerd. Voor al deze evenementen is het aspect veiligheid uiteraard een bepalende factor voor het welslagen.

Het gemeentebestuur Jabbeke kan je verplichten om security in te zetten op je evenement, maar je kan er ook zelf voor kiezen. Dat kan via een professionele, en dus vergunde, securityfirma, maar de wet voorziet ook een ‘uitzonderingsregime’ voor verenigingen die zelf willen instaan voor persoonscontrole en verkeersbegeleiding.

Als richtlijn wordt gehanteerd dat er voor professionele security één persoon moet worden voorzien per 250 bezoekers, voor de vrijwillige security is dit één persoon per 100 bezoekers. Voor fuiven in de gemeentelijke infrastructuur of op de gemeentelijke terreinen is security steeds verplicht.

Let wel: wees aandachtig bij het invullen van de evenementenfiche - de eindverantwoordelijke (minimum 18 jaar) mag nooit dezelfde persoon zijn als de veiligheidsverantwoordelijke (minimum 21 jaar)!

 EEN ERKENDE BEWAKINGSFIRMA 

Klik hier voor een lijst van erkende bewakingsfirma’s. Wil je zo’n firma inschakelen, dan moet je dit ook doorgeven aan de burgemeester, hij/zij kan dit weigeren.

 BEROEP OP EIGEN VRIJWILLIGERS 

Je kan een interne bewakingsdienst oprichten met vrijwilligers. Bewakingsactiviteiten kunnen slechts onder het vrijwilligersregime uitgeoefend worden indien cumulatief wordt voldaan aan volgende voorwaarden:

  • Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole en verkeersbegeleiding.
  • De personen die voor de bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging, die als het ware onder de vorm van interne bewakingsdienst optreden. Men kan dus niet op dit regime terugvallen voor de organisatie van diensten aan derden.
  • De activiteiten mogen slechts door de organisator sporadisch worden georganiseerd - hiermee wordt een frequentie geviseerd van maximaal drie tot vier maal per jaar.
  • De personen die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit enkel onbezoldigd doen, ze mogen ook geen enkele vergoeding in natura of fooien ontvangen.

HOE GESCHIEDT DE AANVRAAG?

Na controle van de vrijwilligers die zullen worden ingezet door de lokale politie, wordt door de burgemeester een toestemmingsformulier via de lokale politie afgeleverd aan de organisator. Dit document moet tijdens het evenement ten allen tijde kunnen worden voorgelegd (het document moet steeds in tweevoud aanwezig zijn tijdens het evenement).

 EEN COMBINATIE VAN EEN ERKENDE BEWAKINGSFIRMA EN EIGEN VRIJWILLIGERS 

aJe kan je vrijwilligers inschakelen als interne bewakingsdienst en een externe firma andere bewakingstaken geven. Kies je voor deze combinatie, maak dan duidelijke afspraken.

 HERBRUIKBARE BEKERS 

Vanaf 1 augustus kan je bij IVBO herbruikbare bekers ontlenen. IVBO beschikt over een grote voorraad en biedt verschillende soorten bekers aan. En zij doen de afwas!

De herbruikbare bekers zijn beschikbaar voor gemeentelijke adviesraden, erkende verenigingen, scholen, kinderdagverblijven, buurtfeesten en vzw’s binnen de gemeente. In totaal zijn er 100.000 bekers uitleenbaar in drie varianten: frisdrank- en bierbekers, wijnbekers en bekers voor warme dranken.

Eventorganisatoren kunnen de herbruikbare IVBO-bekers aanvragen via het digitaal loket.

De aanvraag moet minimaal een week voor het evenement gebeuren. De bekers mogen alleen binnen de deelnemende gemeenten (Beernem, Blankenberge, Damme, De Haan, Jabbeke, Oostkamp, Zedelgem en Zuienkerke) worden gebruikt. De maximale uitleenperiode is 5 dagen. Tijdens het evenement moeten de bekers worden ingezameld, moet er een waarborg voor de bekers worden ingesteld en moeten de bekers naderhand netjes worden opgeborgen in de meegeleverde IVBO-opbergboxen.